Estamos abrindo as portas para 2025, um ano que promete ser ainda mais dinâmico e cheio de possibilidades para o universo corporativo.
Se você está pensando em organizar eventos para este ano, saiba que o sucesso começa muito antes do dia marcado. Planejar com antecedência é a diferença entre um evento que encanta e um que fica no "mais ou menos".
Quer saber com quanto tempo começar a organizar? Aqui vão dicas práticas para você acertar no timing e garantir um evento impecável!
Eventos pequenos (workshops, reuniões de equipe, treinamentos)
Antecedência ideal: 1 a 3 meses. Eventos menores, que envolvem até 50 participantes, geralmente exigem menos tempo de organização, mas isso não significa que podem ser feitos de qualquer jeito.
Dica: comece reservando o local e definindo o objetivo principal. Ter clareza logo no início ajuda a nortear as decisões.
Foco em 2025: aproveite ferramentas como plataformas online de agendamento e IA para criar agendas personalizadas.
Eventos médios (seminários, conferências internas, lançamentos de produtos)
Antecedência ideal: 4 a 6 meses. Esses eventos têm mais complexidade: é preciso gerenciar fornecedores, palestrantes, logística e materiais. Além disso, é importante ter tempo para divulgar, já que quanto mais cedo as pessoas souberem, maior a chance de engajamento.
Dica: comece listando os fornecedores necessários e organize check-ins periódicos para monitorar o andamento.
Foco em 2025: eventos de porte médio estão cada vez mais tecnológicos. Considere plataformas de RSVP que integram o evento a agendas virtuais e até aplicativos para networking.
Grandes eventos (feiras, convenções, summits)
Antecedência ideal: 8 a 12 meses. Eventos de grande porte exigem mais esforço. Desde a escolha do local até a negociação com patrocinadores, tudo precisa de tempo para ser feito com qualidade.
Dica: comece com um brainstorm amplo para definir os objetivos do evento. Em seguida, monte um cronograma detalhado com marcos específicos — contratação de fornecedores, campanhas de marketing e gestão de inscrições, por exemplo.
Foco em 2025: a experiência do participante é o diferencial. Aposte em interatividade e pense em formas de personalizar a experiência, mesmo em grandes grupos.
Independentemente do porte do evento, algumas dicas valem ouro:
- Comece pelo orçamento: tenha clareza sobre quanto e em que pode gastar.
- Reserve datas com antecedência: o calendário de 2025 já está cheio de feriados, e a concorrência por bons locais será acirrada.
- Pense na experiência: o público espera mais do que conteúdo: ele quer ser impactado. Considere criar momentos inesperados, como uma palestra surpresa ou brindes personalizados.
Quanto mais cedo você começar a planejar, maior será o impacto do seu evento.
Aqui na Checklist, estamos prontos para ajudar você a transformar ideias em experiências inesquecíveis, seja qual for o tamanho do seu evento. Vamos começar a planejar juntos? 🚀
