Organizar um evento de qualidade nunca é uma tarefa simples, mas não é preciso se desesperar! Para facilitar o seu trabalho, é possível contar com o auxílio de uma assessoria de eventos, empresa especializada na área e preparada para lidar com cada etapa do processo de produção. Contratar uma assessoria é uma maneira eficiente de garantir profissionalismo na produção de seu evento, ocupando tempo de trabalho de sua equipe, que não precisará dedicar esforços a essa tarefa e poderá seguir com as suas atividades normais na empresa.
Se você está interessado em contratar esse serviço, mas não sabe como funciona uma assessoria de eventos, confira nosso post!
EM QUAIS ETAPAS DA PRODUÇÃO UMA ASSESSORIA PODE SER ÚTIL?
1. PLANEJAMENTO
O papel da assessoria tem início desde a pré-produção, quando são feitas as reuniões de planejamento para o evento. Essa etapa é de extrema importância, pois envolve a definição de diversos itens como objetivos, público-alvo, possíveis atrações e orçamento. É o planejamento que vai nortear o trabalho da assessoria, que ficará responsável por fazer o evento acontecer sem nada fugir do combinado, o que é uma garantia de que tudo sairá conforme você espera.
2. DIVULGAÇÃO
A assessoria de eventos, geralmente, conta com uma equipe preparada para fazer toda a divulgação, desde a produção de material gráfico até o contato direto com as pessoas, sempre tendo em vista o seu público-alvo. Levando em conta que a divulgação é um dos passos essenciais para o sucesso do evento, já que é a partir dela que o seu público será estimulado a participar, é muito importante deixá-la nas mãos de profissionais que sabem como fazer da maneira mais eficiente possível.
3. CONTROLE DO ORÇAMENTO
Para produzir um evento é necessário investir dinheiro contratando fornecedores, alugando equipamentos e decorando o espaço. Em meio a tudo isso, alguém deve ficar responsável por controlar as finanças para que o saldo não seja negativo ao fim da organização. Essa é mais uma tarefa que pode ser designada à assessoria de eventos, que ainda fica responsável por emitir relatórios detalhados sobre os custos da produção para que tudo seja realizado com o máximo de transparência.
4. CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES
As assessorias trabalham diariamente com a produção de eventos e, por isso, lidam com os mais diversos fornecedores. Isso é vantajoso para você, porque os assessores saberão indicar os fornecedores mais adequados para atender às suas necessidades, tudo sem deixar de lado a qualidade dos serviços e o seu orçamento. Além disso, como assessorias de evento trabalham frequentemente com esses fornecedores, muitas vezes, elas estabelecem parcerias e garantem alguns descontos que você não conseguiria se estivesse organizando tudo por conta própria.
5. GERENCIAMENTO DE PROBLEMAS
Por menor que seja o seu evento, a produção pode envolver desafios e problemas imprevistos que podem ser difíceis de solucionar. Algumas situações comuns são as falhas com o equipamento utilizado no dia da realização ou a falta de um convidado que pode deixar a programação comprometida. A melhor maneira de lidar com esses problemas é ter uma assessoria de eventos a seu dispor. Afinal, um dos compromissos dela é solucionar quaisquer imprevistos sem comprometer a imagem da sua empresa perante o público.
QUAIS AS VANTAGENS DE TRABALHAR COM UMA ASSESSORIA DE EVENTOS?
Se uma assessoria lhe parece apenas um gasto a mais, saiba que, na verdade, ela pode garantir a qualidade do seu evento, além de fazer com que você poupe tempo e dinheiro. Isso mesmo! Uma ajuda especializada pode significar uma boa economia para você! Como? Vamos explicar tudo a seguir!
PRÉ-PRODUÇÃO: UM PLANEJAMENTO MAIS RÁPIDO E EFICIENTE
Procurar locais de realização, parcerias e fornecedores, você mesmo é capaz de fazer. Mas, imagine quanto tempo você gastaria pesquisando diferentes empresas, fazendo orçamentos e buscando referências. Uma assessoria especializada já fez essa pesquisa e está constantemente aprimorando seu catálogo de profissionais. Enquanto você, ao produzir um evento sozinho, se arriscará trabalhando pela primeira vez com um fornecedor, uma assessoria de eventos experiente já conhecerá os profissionais mais qualificados. Além disso, o assessor também saberá quem oferece o melhor custo-benefício. Isso significa segurança e economia para você! Um assessor que já saiba com quem trabalhar poupará um tempo enorme em sua pré-produção e, ao resolver com agilidade as questões mais básicas, possibilitará que você e sua equipe se dediquem, por exemplo, à estratégia promocional de seu evento.
PRODUÇÃO EXECUTIVA: NA HORA DO APERTO, A EXPERIÊNCIA FAZ DIFERENÇA
Coordenar uma equipe não é fácil. Cada profissional tem um temperamento e uma forma de trabalho, além de qualidades e dificuldades próprias. Como engajar todos os seus colabores no projeto? Há algumas formas para se fazer isso, mas todas só se efetivam por meio de muita conversa, calma e experiência. Sim, a experiência na produção é que faz com que o assessor de eventos saiba cumprir a difícil missão de lidar com pessoas. A experiência é também a maior aliada que um profissional pode ter quando as coisas saem do controle. Sempre fazemos de tudo para que nada saia do planejado, mas na hora da execução efetiva do projeto, sabemos que imprevistos acontecem. E ter uma assessoria, nestes momentos, é um alívio. Um assessor de eventos saberá lidar com eventualidades. Sabe o quando mais o assessor fará toda a diferença? Depois do evento, quando você já estiver exausto. Contar com uma assessoria de evento em uma desmontagem fará com que você nunca mais queira trabalhar de outra forma.
PÓS-PRODUÇÃO: COLOCANDO TUDO EM ORDEM
Depois de todo o trabalho para executar a produção de seu evento, resta ainda uma etapa bastante complexa do trabalho. O processo da pós-produção é bastante burocrático, por vezes lento e meticuloso. Isso porque é nesta fase que ocorrem as prestações de contas e a produção de relatórios. Ao trabalhar com uma assessoria de eventos você saberá que está tudo em ordem. O profissional vai lidar com uma equipe qualificada, que tenha todos os documentos necessários e possa, por exemplo, fornecer notas fiscais de acordo com o serviço prestado — quem já teve de fazer uma prestação de contas sabe como o controle fiscal é complexo. A pós-produção de um evento nunca é simples e uma ajuda especializada permitirá que esta etapa do trabalho seja realizada de maneira mais eficaz. Também nessa fase, contar com uma assessoria para resolver as questões mais fundamentais permitirá que você assuma tarefas muitas vezes preteridas, como o agradecimento ao seu público, seus convidados e atrações. Que tal presentear seus parceiros com brindes exclusivos? Gentileza é fundamental! E agora, o que você pensa de uma assessoria de eventos? Talvez você mesmo possa cuidar de toda a produção sem um assessor, mas trabalhar com especialistas trará mais profissionalismo, visibilidade e qualidade a tudo que você fizer. E nós sabemos que é isso que você e seus clientes querem, não é?
Fonte: www.freeshop.com.br
