Profissionais da área de eventos corporativos sabem como é importante planejar e pensar todos os detalhes na hora de organizar a comemoração. Entre muitos aspectos que precisam ser definidos, o Budget é fundamental para o sucesso do seu evento.
Mas o que é budget? É o orçamento, o dinheiro disponível para ser gasto. Planejar o budget é analisar o que se tem para desembolsar e, também, mensurar o que se gastou. Para que seja uma projeção eficiente, você precisa levar em conta o perfil e a amplitude do seu evento. Ter um orçamento bem definido é extremamente importante para orientar os seus gastos. Pesquise valores dos serviços para conseguir visualizar todos os gastos do evento. Com o orçamento definido, você vai conseguir dividir os gastos e realizar negociações com fornecedores.
Mas como definir o budget ideal para o seu evento?
Para definir o orçamento, você vai precisar saber qual o perfil do seu evento:
- É uma promoção de marca?
- Encontro com clientes?
- Uma reunião de negócios?
- Para quantas pessoas?
Responder essas perguntas vai ajudar você a entender quanto da verba deve ser destinada para cada departamento. Você precisa levar em consideração aspectos básicos como locação de espaço, alimentação, sonorização e equipamentos audiovisuais. A maior parte da verba será destinada para esses setores. Uma quantia menor poderá ser direcionada para outros serviços com o objetivo de tornar o evento mais interessante, como brindes e lazer.
Sendo assim, antes de definir o budget, saiba quais são os gastos essenciais e faça uma projeção orçamentária mínima (sem a quantia x, o evento não acontece) e depois adicione aqueles gastos secundários para compor o valor total.
Não esqueça de controlar os gastos: conforme você for organizando o seu evento, é necessário comparar o que foi projetado com o que realmente está sendo gasto. Levando em conta essas informações, você conseguirá definir um valor para gastar no seu evento.
